事務所の在庫をすっきり管理!トランクルームに預けるメリットと注意点

オフィスの収納スペース不足に悩む企業が増える中、トランクルームを活用した在庫管理が効果的な解決策として注目されています。書類や備品、サンプル商品などが積み上がり、本来の業務に支障が出ているケースは少なくありません。特に都心部のオフィスでは、1㎡あたりの賃料が高いため、物置代わりに使われているスペースが大きなコストロスを生んでいます。ここでは、トランクルームに預けることで得られる具体的なメリットと、失敗しないための注意点を詳しく解説します。

まず、トランクルーム活用の最大の利点は「スペースの有効活用」です。契約書類や過去のプロジェクト資料など、使用頻度が低いが保存義務がある物品を外部に移すことで、オフィス内にクリエイティブな作業スペースや快適な休憩エリアを確保できます。ある調査では、デスク周りが整理された環境で働く従業員の生産性が最大23%向上するというデータも出ています。実際に、あるデザイン事務所では5年分の過去データをトランクルームに移管し、空いたスペースにプロトタイプ制作エリアを設置したところ、新規案件の受注率が40%増加しました。

コスト面でのメリットも見逃せません。都心部のオフィス賃料が1坪あたり月額3万円の場合、3坪分の保管スペースをトランクルーム(郊外で月額1万円程度)に移せば、年間で72万円の削減効果が期待できます。浮いた資金をDX化投資や人材育成に回せるため、経営資源の最適化が図れるのです。ただし、頻繁にアクセスする物品を遠方に保管すると移動コストがかさむため、アクセス頻度に応じた立地選びが重要です。

セキュリティ面での強化も大きな利点です。耐火構造のトランクルームを選べば、災害時のリスク軽減につながります。ある医療機器メーカーでは、患者データのバックアップ資料を3か所のトランクルームに分散保管し、サイバー攻撃と物理的災害の両方に備えたBCPを構築しています。24時間監視カメラや個別ロック機能が付いた施設を選べば、重要書類の保管にも適しています。

ただし、効果を最大化するためには注意すべきポイントがあります。第一に「預ける物の選別基準」を明確にすること。過去2年間使用していない物品、デジタル化可能な書類、代替品が容易に調達できる備品を優先的に移管するルールを作成しましょう。ある製造業では「6か月未使用=黄タグ」「1年未使用=赤タグ」という可視化システムを導入し、赤タグ物品は自動的にトランクルーム移送する仕組みを確立しました。

第二に「アクセス条件の確認」が不可欠です。急な出庫が必要になった際に、24時間対応可能かどうか、事前に利用規約をチェックしましょう。ある広告代理店では、土日アクセス不可のトランクルームを契約したため、緊急のクライアント対応に支障が出た苦い経験があります。月に1回以上のアクセスを予定する場合は、オフィスから車で30分圏内の施設を選ぶのが目安です。

第三に「湿度管理」への配慮が必要です。紙の書類を長期保管する場合、結露やカビのリスクがあるため、除湿機能付きのユニットを選定しましょう。ある法律事務所では、普通のトランクルームに預けた判例集が湿気でダメージを受け、重要案件に影響が出た事例があります。保管物の特性に合わせた環境選びが品質維持の鍵となります。

オフィスレイアウトを根本から見直す際には、OFFICE NOWのような賃貸オフィス専門ポータルを活用し、収納スペースを考慮した物件探しをするのも有効です。ただし、トランクルームの手配は別途必要となるため、保管ニーズとワークスペースのバランスを総合的に判断することが重要です。定期的な棚卸しと保管リストの更新を習慣化すれば、オフィスとトランクルームを連携した効率的な空間管理が実現できるでしょう。